Добрите обноски и поканите

Споделяне

Икономист

Икономист

iconomist.bg

newsroom@iconomist.bg

Ана Динкова, експерт по комуникации и бизнес етикет

Есента е предвестник на т.нар. събитиен сезон: ваканциите са приключили и е време за представяне на нови продукти, услуги и промоции. Не на последно място, наближават ноември и декември, които са традиционно посветени на различни събития.

Как да отправим покана, колко по-рано преди събитието е нужно да уведомим гостите, как да приемем или пък да отхвърлим любезно покана – всичко това ще научите в следващите няколко лесни стъпки:

Съдържание – всяка покана включва следните задължителни:
- домакин/организатор;
- ден и час;
- място и точен адрес;
- повод;
- в зависимост от степента на формалност може да се добави и дрескод;
- дали е персонална – важи само за поканения, или има възможност да дойде с един придружител;
- RSVP и срок за потвърждение.

Save the date – да изпратите предварителна информация с основни параметри като дата, час и вид на събитието към вашите гости, е признак на допълнително уважение и добър начин да ви включат в календарите си. В зависимост от сезона и вида на събитието save the date може да се изпрати от половин година по-рано за събития като престурове, работни уикенди, промотурове, неколкодневни семинари и т.н. до две-три седмици предварително. С изпращането на този вид предварителна информация давате насока на вашите гости какво предстои, както и им предоставяте възможност да организират личната си програма.

Същинска покана – в зависимост от вида и продължителността на събитието е добре да изпратите реалната покана, съдържаща подробна информация, не по-късно от 10 дни или седмица преди самото събитие. Един или два дни преди събитието можете да изпратите напомняне по електронна поща или да се обадите по телефона на поканените, за да им припомните, както и да разберете (ако са пропуснали да посочат) дали ще присъстват сами, или с придружител.

RSVP, или répondez s‘il vous plaît – буквално означава „моля, отговорете“. Добре е всяка покана да съдържа този начин на подканване за потвърждаване, тъй като често поканените не съобразяват да потвърдят сами. Не забравяйте всеки път, когато получите покана за събитие, да потвърдите или респективно да отхвърлите любезно поканата възможно най-скоро и при всички положения в посочения срок. Ако сте възпрепятствани да присъствате, е редно да съобщите възможно най-рано това на организаторите на събитието, като се извините любезно, в писмен вид или в телефонно обаждане.

Поименни покани и покани с придружител – ако поканата ви е поименна, това означава, че събитието е за ограничен и строго определен кръг хора и не се предполага да доведете придружител. Поканите за събития, които дават възможност да доведете компания, обикновено съдържат изречението "поканата важи за двама“, а ако събитието е формално, са адресирани до г-н и г-жа (фамилно име).

Допълнителна информация – постарайте се да включите информация в поканата, която ще улесни гостите, както и ще ги подготви предварително за събитието. Включете карта на мястото на провеждане и допълнителна информация за упътване, ако адресът е по-труднодостъпен, както и информация за места за паркиране и условия за ползване на паркинг. Ако събитието, което организирате, има програма, включете я, както и линкове към сайт, профили в социалните мрежи и друга полезна информация. Ако се предвижда да има официален гост или лектор – включете информация и снимка.

Домакините е добре да благодарят на гостите си в деня след събитието, като в зависимост от формата и броя на поканените това може да стане с телефонно обаждане или чрез изпращане на писмена благодарност по пощата и като имейл, в зависимост от степента на формалност. От своя страна поканените е добре да отправят своите благодарности към домакина до 11 ч. на деня след събитието, в телефонно обаждане или по електронната поща.

Текстът е публикуван в брой 40/2017 г. на списание "Икономист", който може да купите в разпространителската мрежа. Вижте какво още може да прочетете в броя.

Споделяне

Оставете коментар

smedia footer

S-MEDIA.BG

Immediate Media Co/BBC Worldwide magazines partner | Haymarket partner | Hola! Hello! partner | Condé Nast partner

.................................