Шест важни стъпки при изготвянето на нефинансов доклад

Новото изискване ще наложи внимателно планиране и използване на данни, които често няма да имат допирни точки с финансовата терминология
Shutterstock

Пенка Коркова*

След като в миналия брой изяснихме основните новости около изискването за докладване на нефинансова информация, сега продължаваме темата с практични съвети за изготвянето на докладите. Изискването е залегнало в Закона за счетоводството – от тази година големи компании от обществен интерес за пръв път трябва да изготвят нов вид официални отчети, описващи нефинансовите резултати и цели на компанията. Това включва предоставяне на информация по теми като околна среда, служители, заинтересовани страни, човешки права, корупция. Докладването по тези теми е предизвикателство за всяка компания, която до момента не се е сблъсквала с подготвянето на подобни отчети. След като вече представихме изискванията за съдържанието на доклада, продължаваме с няколко препоръки как да се подходи при изготвянето му и как да се организира работата.

С наближаването на крайните срокове много компании вече са се сблъскали с нелеката задача да изготвят нефинансови доклади. Новите теми, които следва да се включат, необичайният фокус на информацията към бъдещето, а не само към изминалия период, включването на перспективата на заинтересованите страни, а и изобщо излизането от познатия език на финансовите постижения поставя съвсем нови предизвикателства пред отговорните за изготвянето му. Tе започват още от изготвянето на план за проекта. През последните няколко години успяхме да натрупаме доста опит в подготовката на нефинансови отчети и можем да обобщим кои са ключовите моменти при изготвянето им. В следващите няколко параграфа ги споделяме с вас и се надяваме да успеем да ви спестим малко главоболия.

1. Избор на екип
За разлика от финансовия доклад този няма как да бъде изготвен само от финансовия отдел. В процеса на изготвяне на нефинансовия отчет ще трябва да участват всички дирекции, които имат отношение към съдържанието на доклада. Като минимум би трябвало да се включат представители на „Човешки ресурси“, отдела, който се занимава с въздействията върху околната среда (като отдел „Екология“ или „Операции“), отдел „Маркетинг“ или „Обслужване на клиенти“ по отношение на въпросите, свързани с продукта и клиентите. В зависимост от структурата на компанията могат да се привлекат и други отдели като: „Корпоративни комуникации“, „Магазинна мрежа“, Compliance, „Правен отдел“. Най-важно е да се определи един ръководител на екипа, като той може да има 2 типа отговорност: 1) за организирането на процеса, събирането на информация и писането на доклада; 2) за координиране на процеса, проследяване на крайните срокове и сглобяването на текстовете, написани от всички участници в екипа.

2. Планиране на време
За изготвянето на един добър нефинансов доклад, който носи ползи както за прозрачността на компанията, така и за стратегията и вътрешните процеси, нужното време за подготовка е около 8 – 10 месеца. Важно при планирането на това време е да започнем отзад напред с въпрос: Кога трябва докладът да е готов за публикуване? Оттам оставяме последните един или два месеца за одобрения и корекции (малко по-надолу ще разгледаме защо отнемат толкова време), преди това имаме около 1 месец за създаването на текстовете на доклада, поне 1 месец за събирането на количествените данни и още 1 за качествените такива (да, това са отделни процеси). И накрая, или по-точно в началото, не повече от 1 месец за избор на теми за съдържанието и очертаването на структурата на доклада. Комуникацията е допълнителен, но важен етап, който може да отнеме различно време след публикуването на доклада в зависимост от целите ѝ.

3. Избор на теми за съдържанието
Насоките за изготвяне на нефинансова декларация изискват споделянето на съществена за бизнеса информация. Изборът на теми се базира на въздействията на компанията върху околната среда или заинтересованите ѝ страни. За да бъдат установени те, ще ви трябва експертизата на целия екип от т. 1., а може би дори и по-широк такъв. Заедно може да разгледате дейностите на компанията и да определите кои от тях са най-значими за заинтересованите страни и околната среда.

4. Събиране на данни и информация
Ако нямате работеща система за събиране и докладване на данни, този процес може да се окаже доста сложен и времеемък. От една страна, следва да се формулират точни индикатори, които да се включат в доклада. Важно е данните да могат да бъдат събрани сравнително лесно, да са проверени, надеждни и да са ясно проследими (за целите на одита накрая). На база на събраните количествени данни процесът по събиране на информация за управлението (или качествените данни) на темите може да се специфицира. Например, ако забележим силно намаляване или увеличаване при даден индикатор, ще зададем повече въпроси относно управлението му и ще обясним адекватно резултатите.

Shutterstock

5. Одобрения и корекции
Процесът на одобрение и корекции е по-дълъг заради разнотипната информация. Очакват се одобрения на текстовете от директорите на всички замесени отдели, което означава и допълнително време за корекции след получаване на обратна връзка от тях, може би неведнъж. Освен това, в повечето случаи, текстовете се подготвят от различни хора и е добре да се отдели време за уеднаквяване на стила на представяне на информацията.

Възможно е компанията да реши да получи валидация от оторизирана агенция за това, например Глобалната инициатива за докладване (GRI), което също е свързано с допълнително време за преглед и корекции. И не на последно място, да не подценяваме и финалния одит на нефинансовия доклад редом с доклада за дейността.

6. Комуникация
Комуникацията на доклада често се подценява, а е ключова за разгръщането на репутационните ползи от него. Той може да бъде отличен инструмент за диалог с ключови заинтересовани страни. Именно затова бихме препоръчали обмисляне на комуникацията още в началната фаза на планиране на доклада. Очертаването на целевите публики на текстовете и начинът на разпространение на доклада могат да насочат работата в различни посоки и биха фокусирали по-добре екипа по създаването му.

Текстът е публикуван в брой 13/2018 г. на списание „Икономист“, който може да купите в разпространителската мрежа. Вижте какво още може да прочетете в броя.

Коментари